L’incubo della Gestione della Privacy: come evitare sanzioni

By | Marzo 10, 2016

Gestione privacy per CTU, CTP e Periti d'Ufficio

La gestione della privacy per CTU è un problema?

Domanda retorica: la gestione privacy per CTU e CTP può essere davvero un “bagno di sangue“se non sai come affrontarla.

Le sanzioni sono salatissime (fino a 120 mila euro!);

gli aspetti da considerare sono così tanti che sicuramente puoi dimenticarne qualcuno;

sei esposto a possibili richieste di risarcimento danni da parte dei soggetti di cui non hai trattato bene i dati;

…e potrei continuare con un elenco di piccoli e grandi rotture di scatole che può darti questa tematica.
Purtroppo, la legislazione in materia è molto esigente: il che può essere un bene quando siamo dalla parte dei tutelati, ma ogni volta che dobbiamo essere noi i “tutelanti” è davvero pesante e complessa da gestire.

Come se non bastasse, per i CTU e i CTP vi sono procedure specifiche, diverse dal generico trattamento di dati personali previsto in altri ambiti.

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Vuoi qualche esempio della complessità della gestione privacy per CTU ( e per CTP e Periti d’Ufficio)?

Ok, cominciamo:
– Sai quante e quali comunicazioni devi fare alle parti (se sei CTU o Perito d’Ufficio) e/o ai tuoi clienti? (se sei CTP)?
– Sai se devi redigere documenti specifici? Se sono obbligatori o facoltativi?
– Sai che se sei CTP hai degli obblighi diversi rispetto a quando sei CTU?
– Conosci la differenza tra dati comuni, dati sensibili, dati personali, dati giudiziari?
– Sai in che modo devi trattare e conservare i dati? E fino a che momento?
– Sai che, se ti avvali di collaboratori, devi dare loro un certo tipo di istruzioni e devi organizzare determinate procedure?

Potrei continuare ancora a lungo…

Se hai risposto di no anche ad una sola domanda tra quelle elencate, lasciatelo dire:

Sei nei guai, Amico, grossi guai!

Per ognuno di questi aspetti sono previste sanzioni a 3-4 zeri!!! 😥

Sei spaventato? Beh, credo di si: è naturale esserlo davanti a un tale “mostro” normativo.
In questo articolo voglio darti un po’ di suggerimenti per evitare alcune situazioni pericolose.

Sono piccole cose…Sicuramente, una  una minima parte di tutto ciò che devi fare per gestire correttamente la tematica privacy, ma almeno sono gratis, per cui approfittane! 😉

Per prima cosa dovresti leggere con estrema attenzione il D. Lgs 196/2003 (“Codice della Privacy”) e la Delibera del Garante Privacy n°46/2008 che tratta specificatamente la gestione Privacy per CTU, CTP e Periti d’Ufficio.

Ti servono per farti un’idea generale di cosa la Legge pretende da te: è soltanto un’infarinatura ed un elenco di obblighi.

Come fare poi a rispettarli, in maniera pratica, è compito tuo!

La legge non te lo spiega, purtroppo!

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Un altro suggerimento che mi sento di darti per gestire al meglio la gestione privacy per CTU è quello di elaborare il Documento Programmatico della Sicurezza (o DPS).

È il Documento nel quale descrivi come ti sei organizzato per la gestione dei dati delle persone con cui entri in contatto.

È un documento molto utile perché ti ”costringe” a darti un minimo di organizzazione: in questo caso, la Legge (D. Lgs 196/2003) ti descrive la struttura che deve avere il Documento, quindi è un valido aiuto.

Attento: la redazione del Documento non è più obbligatoria per Legge, ma ti raccomando di elaborarlo ugualmente perché, in caso di controlli o problemi , puoi dimostrare di aver “fatto qualcosa” in maniera tangibile e, di conseguenza, puoi difenderti in qualche modo, cosa che è impossibile se non lo redigi!

 

Naturalmente, per far si che il documento sia valido, devi munirlo di data certa: solo così sarà efficace in caso di controlli o problemi vari. (Tra i possibili problemi te ne cito solo uno: un cliente che si ritiene danneggiato dal modo in cui hai gestito i suoi dati e ti chiede i danni).

Per apporre la data certa vi sono parecchi modi: ce ne sono di costosi, come ad esempio rivolgersi ad un Notaio, oppure più accessibili, come ad esempio la cosiddetta Autoprestazione presso gli Uffici Postali.

Devi scegliere quello che ti fa sentire più a tuo agio, compatibilmente con quanto sei disposto a spendere.
Altri suggerimenti che posso darti sono:

  • effettuare un periodico back up dei dati;
  • cambiare frequentemente la password del pc;
  • installare programmi firewall e antivirus (per evitare il furto di dati da parte dei pirati informatici).

Mi raccomando, presta massima attenzione alla gestione della privacy!

Come vedi l’argomento gestione privacy per CTU ( e/ o per CTP e Periti d’Ufficio) è molto complesso.

Per cui, non sottovalutarlo!

…e che sia un’ottima consulenza!

Michele Dimonte

PeritoInforma TM– La Guida Pratica per Consulenti Tecnici Giudiziari

P.S. Se vuoi altri suggerimenti e/o vuoi fare una domanda specifica su questo argomento, compila il modulo qui sotto.

 

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